Assistante de Gestion

Interface entre le client et les chargés d’affaires, l’assistant(e) de Gestion assure le traitement commercial, comptable et suivi budgétaire.
L’assistant(e) de gestion suit les dossiers en cours et traite les litiges clients le cas échéant. L’assistant(e) de gestion gère également le suivi des affaires et les bilans mensuels. Peut aussi être amené(e) à répondre aux demandes d’informations des clients.

CONDITIONS D’EXERCICE DU METIER

L’activité s’exerce au siège de l’entreprise au sein du service machinerie et en relation avec l’ensemble des départements et du groupe en respectant les règles et les procédures du groupe.

ACTIVITES PROFESSIONNELLES PRINCIPALES

Réalise le traitement commercial, gère les commandes fournisseurs dans un objectif de qualité (service, coût, délai, ...). Réalise également des tâches comptables.

COMPETENCES TECHNIQUES (SAVOIR-FAIRE)

Partie Commerciale :

• Réalise et réceptionne les demandes de prix
• Réception et vérification des commandes clients
• Met à jour de façon numérique les dossiers clients
• Prépare les offres commerciales
• Envoie les offres et suivi
• Réalise le suivi qualité client
• Support aux Chargés d’affaires quant à l’interprétation des résultats
• Élabore les bilans des commandes clients

Comptabilité (FRM0 et FRJ0):

• Etablit la préfacturation des clients pour envoie
• Après approbation, envoie des factures
• Met à jour l’ensemble des tableaux (reporting) liés à sa fonction
• Réalise la clôture comptable mensuelle du département Machinery (extournes de provisions, enregistrement des factures fournisseur dans le tableau de commande)
• Établit les factures dans SAP pour envoie aux clients
• Vérifie les factures clients dans le DMS (correctement exportée, avec l'approbation).
• Réalise les divers contrats de change dans le DMS pour les fournisseurs
• Suivi des paiements
• Création clients et Crédit Limite et suivi Crédit Limit

Commande Fournisseur:

• Etablie et envoie les bons de commande (en adéquation avec le suivi financier)
• Valide les factures (DMS) et gère les provisions et extournes
• Création fournisseurs (demande de RIB...) et suivre la procédure TTESA
• Est l’interface privilégiée avec la Pologne dans le cadre des approbations des factures fournisseurs

ISO:

• S’assure que l’ensemble des données sont répertoriées de manière claire et organisée

QUALITES REQUISES (SAVOIR ETRE)

• Autonomie
• Bonne élocution
• Diplomatie
• Dynamisme
• Rigoureuse
• Respects des consignes et des délais imposés
• Gestion des conflits et les litiges
• Être à l’écoute
• Multi taches et organisé

DOMAINES DE CONNAISSANCE (SAVOIR)

Niveau en Anglais : B2-C1

Maitrise des logiciels :

• SAP
• DMS
• Word
• Excel
• Outlook
• Power point

Connaissance des techniques commerciales.

Nature du contrat: CDD dans le cadre d’un remplacement partiel et par glissement de poste d’un salarié absent pour maladie.

Qualification: Agent de Maîtrise.

Rémunération: selon profil.

Possibilité de télétravailler à raison de 1 jour maximum par semaine après la période de formation requise au poste.

Heures de travail: 39h/semaine.

Date de démarrage: dès que possible.

Pour se faire, vous trouverez ci-joint la fiche détaillée du poste.

A noter que:

• Entre 3 et 5 ans d’expérience sont demandées.
• Niveau d’anglais : bon niveau demandé (écrit + oral)
• Niveau de diplôme exigé : BAC+2
• Maîtrise du Pack office
• La maîtrise/connaissance de SAP et du DMS serait un + »